Claude Workflow: So nimmt dir Claude echte Arbeit ab

Mein Claude Workflow übernimmt inzwischen einen großen Teil meiner Arbeit, von der Buchhaltung über den Kundensupport bis zu Angebotsentwürfen. Das klingt nach einem aufwendigen Setup, ist es aber nicht. Der Unterschied zwischen "Claude ist ein netter Chatbot" und "Claude erledigt Aufgaben für mich" steckt in ein paar Einstellungen und zwei, drei Werkzeugen, die die meisten nie anfassen. In diesem Artikel richten wir das gemeinsam ein.

Ein Beispiel, damit klar ist, wovon ich rede. Ich richte gerade ein neues Office ein und habe Claude gefragt, wann die IKEA-Lieferung kommt, wie die Sendungsnummer lautet und ob sich der Schrank noch stornieren lässt. In einem frischen Claude-Account ohne mein Setup kam die erwartbare Antwort: Claude weiß nichts von einem neuen Büro, kennt keine Bestellung und kann sich nirgends einloggen. In meinem eigenen System hat Claude die Sendungsnummer herausgesucht, sich in meinen IKEA-Account eingeloggt und nachgeschaut, ob die Stornierung noch geht. Die Frage war identisch, geholfen hat mir aber nur mein eigenes Setup.

Schritt 1: Claude Desktop statt Browser

Die meisten öffnen claude.ai im Browser und chatten los. Damit verschenkst du schon den größten Teil. Die Browserversion ist nicht schlecht, aber die wichtigsten Bausteine dieses Workflows funktionieren nur in der Desktop-App. Auf dem Handy oder Tablet lässt sich das System auch nicht einrichten, du brauchst einen Laptop oder PC.

Die App bekommst du unter claude.com/download. Herunterladen, mit deinem Anthropic-Konto anmelden, fertig. Die Oberfläche sieht fast aus wie im Browser, kann aber deutlich mehr.

Schritt 2: Nur noch in Ordnern arbeiten

In der Desktop-App kannst du Claude Zugriff auf einen Ordner auf deinem Rechner geben. Claude liest dann die Dateien darin, legt neue an und bearbeitet bestehende. Das ständige Hoch- und Runterladen fällt weg.

Den Ordner fügst du über den Button für Projekt oder Ordner hinzu, dann "Ordner hinzufügen" und den Zugriff einmal erlauben. Ich habe das mit einem Ordner getestet, in dem eine Analyse lag, und Claude gebeten, daraus einen Bericht zu machen. Claude hat die Datei selbst gelesen und den Bericht direkt im Ordner abgelegt. Warum das so wichtig ist, wird beim Second Brain in Schritt 5 klar.

Schritt 3: Das richtige Modell mit dem richtigen Aufwand

Wenn mir jemand erzählt, dass Claude schlechte Ergebnisse liefert, schaue ich als Erstes auf die Modellauswahl. Fast immer läuft dann ein altes oder kleines Modell, oder ein neues Modell mit zu niedrigem Aufwand.

Die Auswahl findest du rechts unter der Chatleiste. Oben steht Fable, das größte Modell von Anthropic, unten Haiku, das kleinste und günstigste. Dazu kommt bei jedem Modell die Aufwandseinstellung von niedrig bis maximal. Sie legt fest, wie lange das Modell nachdenkt, bevor es antwortet. Mehr Aufwand kostet mehr Kontingent, bringt aber meist bessere Antworten.

Meine Empfehlung für den Alltag ist Opus 5.5 mit hohem Aufwand. Wenn du nur Sonnet hast, nimm dort den sehr hohen Aufwand. Wie ich neue Modelle selbst einordne, statt mich auf solche Empfehlungen zu verlassen, steht ausführlich in Claude Modell wählen.

Schritt 4: Berechtigungsmodus auf Auto

Neben der Modellauswahl sitzt der Berechtigungsmodus mit den Optionen Manuell und Auto. Im manuellen Modus fragt Claude vor jeder Suche, jedem Tool und jeder Dateiänderung nach. Du bist dann mehr mit Klicken beschäftigt, als dass du dadurch sicherer arbeitest.

Ich nutze seit langer Zeit den Automodus und hatte damit noch nie Probleme. Claude arbeitet dort selbstständig weiter und fragt nur, wenn eine Aktion als unsicher eingestuft wird. Freie Hand für alles hat Claude in diesem Modus also nicht.

Ob du danach im Chat-Bereich arbeitest (der ist mittlerweile mit Claude Cowork zusammengelegt) oder in Claude Code, macht für Nicht-Entwickler kaum einen Unterschied. Ich nutze selbst mehr Claude Code, weil ich damit auch programmiere. Den Unterschied erkläre ich in Claude Chatbot, Cowork oder Code.

Schritt 5: Ein Second Brain aufbauen

Wenn du aus diesem Artikel nur eine Sache mitnimmst, dann diese. Das Second Brain ist der Grund, warum mein Claude die IKEA-Frage beantworten konnte und der frische Account nicht.

Claude legt sich zwar selbst Erinnerungen über dich an (zu finden in den Einstellungen unter Speicher), aber die sind ziemlich rudimentär und hängen an Claude. Wechselst du das Tool, sind sie weg. Ein Second Brain ist dagegen in der einfachsten Form ein Ordner auf deinem Rechner, in dem dein Arbeitswissen liegt: Projekte, Ziele, Entscheidungen, wie du bestimmte Aufgaben erledigst. Es wächst mit jeder Aufgabe und funktioniert mit jedem KI-Agenten, den du daran anschließt.

Ich arbeite seit ungefähr fünf Monaten so. Meine Erfahrung ist, dass ein KI-Agent ungefähr so hilfreich ist wie das Second Brain, mit dem er arbeitet. Je mehr drinsteht, desto besser.

Ab dem Moment, in dem es eingerichtet ist, startest du jeden Chat mit dem Second-Brain-Ordner. Achte darauf, dass er unter dem Eingabefeld angezeigt wird, sonst über "Ordner öffnen" hinzufügen. Claude hat dann bei jeder Aufgabe den nötigen Kontext und pflegt das Second Brain nach erledigter Arbeit selbst weiter. Einen Einrichtungsprompt, der dich Schritt für Schritt durch den Aufbau führt, findest du kostenlos im Download-Hub. Die Grundidee erkläre ich in Was ist ein Second Brain?, eine Anleitung mit Claude Code gibt es in Second Brain erstellen.

Schritt 6: Konnektoren und Claude in Chrome

Konnektoren lassen Claude direkt in anderen Apps arbeiten. Du findest sie in der Seitenleiste unter Anpassungen, Reiter Konnektoren. Welche du brauchst, hängt von deinen Programmen ab. Zwei würde ich aber jedem empfehlen.

Der erste ist dein Mailpostfach, also Gmail oder Outlook über Microsoft 365. Pro Konnektor kannst du festlegen, was Claude darf, zum Beispiel Mails lesen und Entwürfe anlegen, aber nichts verschicken. Ich habe Claude danach gebeten, meine letzten fünf Sponsoring-Anfragen zu laden und sie gegen die Kriterien aus meinem Second Brain von 1 bis 10 zu bewerten. Das hat ohne weiteres Zutun geklappt. Details zur Einrichtung stehen in Claude Konnektoren einrichten.

Der zweite ist Claude in Chrome. Damit bedient Claude deinen eigenen Browser, inklusive aller Seiten, in denen du schon eingeloggt bist. Das ist der Baustein, mit dem Claude meine Buchhaltung in Lexware erledigt und sich in den IKEA-Account eingeloggt hat. Weil das Thema eigentlich einen eigenen Artikel verdient, hat es einen bekommen: Claude in Chrome.

Schritt 7: Geplante Aufgaben

Bis hierhin musst du Claude jede Aufgabe noch selbst geben. Mit geplanten Aufgaben läuft eine Anweisung zu einer festen Zeit von allein. Du findest sie in der Seitenleiste unter Geplant, in Claude Code heißen sie Routinen. Bei mir laufen rund 20 davon.

Ich gehe dabei immer gleich vor. Erst arbeite ich die Aufgabe einmal manuell mit Claude durch, bis das Ergebnis passt. Für eine Angebotsautomation habe ich zum Beispiel neben dem Second Brain einen zweiten Ordner mit Angebotsvorlage und Preisliste hinzugefügt und Claude gebeten, die Mails der letzten 24 Stunden auf Anfragen zu prüfen und daraus Angebot und Antwortentwurf zu bauen. Als das Ergebnis stimmte, habe ich im selben Chat geschrieben: "Mache das Ganze jetzt jeden Morgen um 6 Uhr automatisch." Claude hat daraufhin die geplante Aufgabe angelegt. Unter Geplant kannst du danach den Anweisungsprompt, das Modell und den Rhythmus ändern.

Die stumpfsten Automationen bringen übrigens am meisten. Meine YouTube-Archivroutine legt nach jedem Upload nur Transkript und Metadaten ins Second Brain. Viele andere Automationen bauen genau darauf auf.

Was du bei sensiblen Daten beachten solltest

Mails, IKEA-Bestellungen und Belege sind eine Sache. Kundendaten oder firmeninterne Informationen würde ich nicht über eine Claude-Routine laufen lassen, Claude läuft auf US-Servern. Der bessere Weg: Claude baut dir ein Programm oder richtet eine lokale KI ein, und die Daten selbst bleiben auf deinem Rechner. Wie das funktioniert, habe ich in Sensible Daten mit KI verarbeiten beschrieben. Das Prinzip ist bei Claude dasselbe.

Mit Desktop-App, Ordnern, passendem Modell, Automodus und einem Second Brain hast du ein System, das mit jeder Aufgabe besser wird. Konnektoren und geplante Aufgaben kommen dann nach und nach dazu.