Microsoft Copilot Anleitung: So nutzt du Copilot im Job richtig

Wenn du Microsoft 365 auf der Arbeit nutzt, kennst du den Copiloten wahrscheinlich schon. Er steckt in Outlook, in Excel und in deinen Teams-Meetings. Die meisten lassen sich davon aber nur ab und zu eine Mail umformulieren und behandeln ihn wie einen normalen Chatbot. In dieser Microsoft Copilot Anleitung zeige ich dir die Grundfunktionen, die den Unterschied machen: Work IQ, die Modellauswahl, die Arbeit mit deinen Dateien und die Notizbücher.

Wie der Copilot direkt in Outlook, Word, Excel und PowerPoint arbeitet, habe ich in einem eigenen Artikel beschrieben: Copilot in Outlook, Word, Excel und PowerPoint. Und wie du dir mit Copilot-Agenten kleine Automatisierungen baust, steht in Copilot-Agenten erstellen.

Die Copilot-App als Startpunkt

Die kleinen Copilot-Icons in Word oder Excel sind nur Zugänge. Wenn du verstehen willst, wie der Copilot arbeitet, fängst du mit der eigentlichen Copilot-App an. Die erreichst du im Browser über m365copilot.com.

Gegenüber anderen KI-Anbietern hat der Copilot zwei Vorteile, und beide hängen an der Business-Lizenz.

Der erste ist der Unternehmensdatenschutz. Wenn du Copilot in der Business-Variante nutzt, sichert Microsoft dir zu, die DSGVO und die Datengrenze der Europäischen Union einzuhalten. Außerdem sagt Microsoft, dass Prompts, Antworten und Daten nicht zum Training der zugrunde liegenden Sprachmodelle verwendet werden. Das ist der große Unterschied zu privaten Abos von ChatGPT, Claude oder Gemini. Ob der Schutz aktiv ist, siehst du oben rechts an einem grünen Schild. Fährst du mit der Maus darüber, steht dort, dass der Unternehmensdatenschutz für diesen Chat gilt. Die Details hat Microsoft in einem eigenen Datenschutz-Artikel zusammengefasst.

Der zweite Vorteil ist, dass der Copilot tief in deine tägliche Arbeit eingebunden ist. Microsoft nennt das Work IQ.

Work IQ: der Arbeitskontext zum Ein- und Ausschalten

Mit Work IQ hat der Copilot Zugriff auf dein Outlook-Postfach. Er weiß, was in Teams los ist, sieht die Dokumente in SharePoint und OneDrive, auf die du Zugriff hast, und kennt den Rahmen drumherum: mit wem du zusammenarbeitest, wie die Organisation aufgebaut ist, wer dein Chef ist.

Den Schalter dafür findest du oben links im Copiloten. Standardmäßig ist er an. Wie viel er ausmacht, merkst du am schnellsten mit einem direkten Vergleich. Ich habe mit ausgeschaltetem Work IQ gefragt: "Was ist der aktuelle Stand bei Bergmann Küchenstudio, was habe ich angeboten, was ist noch offen?" Die Antwort: Das gehe nicht, er habe keinen Zugriff auf E-Mails oder CRM-Daten.

Dann ein neuer Chat, Work IQ an, dieselbe Frage. Diesmal hat der Copilot die Datenquellen durchsucht, die Mail von Carola Bergmann gefunden, das passende Angebot als Word-Dokument aus meinen Dateien gezogen und mir alles aufgelistet, inklusive der Mail, in der Frau Bergmann um Rückmeldung bittet.

Meine Empfehlung: Lass Work IQ standardmäßig an. Ausschalten lohnt sich, wenn du nur schnell etwas Allgemeines fragen willst oder bewusst eine Meinung haben möchtest, die nicht von deinem Arbeitskontext gefärbt ist.

Die Modellauswahl bewusst einstellen

Neben dem Work-IQ-Schalter sitzt der Button Modell auswählen. Dort gibt es drei Einstellungen: Auto, Schnelle Antwort und Tiefere Analyse. Wer ChatGPT kennt, erkennt das Prinzip vom einstellbaren Denkaufwand wieder. Weniger Aufwand heißt schnellere Antworten, aber auch mehr Flüchtigkeitsfehler. Mehr Aufwand dauert länger und verbraucht mehr Kontingent, dafür arbeitet die KI gründlicher. Beim Copiloten gibt es neben Auto eben nur diese zwei Stufen.

Standard ist Auto. Ich stelle es lieber selbst ein, und ein Beispiel zeigt, warum. Mein Prompt war: "Welche Förderprogramme gibt es 2026 für KI-Schulungen von Mitarbeitern in kleinen Unternehmen in Bayern?"

Mit Schnelle Antwort kam nach ein paar Sekunden als erste Empfehlung das Qualifizierungschancengesetz, mit dem Hinweis auf eine mögliche volle Erstattung der Lehrgangskosten. Mit Tiefere Analyse hat der Copilot länger gebraucht und stattdessen ESF Plus Bayern an die erste Stelle gesetzt. Seine Begründung: Beim Qualifizierungschancengesetz muss die Weiterbildung mehr als 120 Stunden umfassen, und das ist für ein kleines Unternehmen oft nicht realistisch.

Technisch waren beide Antworten richtig. Die zweite war aber brauchbarer, weil er genauer in die Programme geschaut hat. Die schnelle Antwort ist deshalb nicht nutzlos. Bei komplizierteren Themen oder wenn du willst, dass gründlich recherchiert wird, gehst du aber besser auf Tiefere Analyse. Das Prinzip kennst du vielleicht schon aus ChatGPT Work: das richtige Modell einstellen.

Dateien direkt im Chat referenzieren

Bei vielen Chatbots lädst du jede Datei einzeln von deinem Rechner hoch. Der Copilot hat dagegen direkten und abgesicherten Zugriff auf deine Dateien in SharePoint und OneDrive.

Am schnellsten geht es mit einem Schrägstrich in der Chatleiste (auf der deutschen Tastatur Shift + 7). Dann schlägt der Copilot Personen, Dateien, Besprechungen, E-Mails und Chats vor, die du direkt referenzieren kannst. Alternativ gehst du über das Plus auf Clouddateien anfügen und bekommst eine Übersicht aller Dateien in deiner Microsoft-Cloud. Und wenn eine Datei dort nicht auftaucht, ziehst du sie einfach vom Rechner in das Fenster.

Ich habe so einen Rahmenvertrag für Weiterbildungen angehängt und geschrieben: "Fasse mir diesen Vertrag in fünf Sätzen zusammen. Was sind die wichtigsten Punkte?" In der Zusammenfassung stand unter anderem ein Rabatt von 12 Prozent auf alle Workshops während der Vertragslaufzeit, mit Verweis auf die PDF. Ein Blick in das Dokument hat bestätigt, dass genau dieser Rahmenrabatt drinsteht. Danach kannst du im selben Chat weiterfragen, zum Beispiel: "Bei welchen zwei Punkten würdest du nachverhandeln und warum?"

Notizbücher: Kontext einmal bündeln

Die dritte Funktion, die du kennen solltest, sind die Notizbücher. Du findest sie in der Seitenleiste der Copilot-App. Dort legst du ein neues Notizbuch an und fügst Chats, Dateien und Notizen zu einem Thema hinzu.

Mein Testnotizbuch heißt Interne Regeln. Darin liegen drei Dokumente: die internen Regeln der Firma, die Reisekostenrichtlinie und das Mitarbeiterhandbuch. In diesem Notizbuch hat der Copilot ständig Zugriff auf alle drei, ohne dass ich sie jedes Mal neu anhängen muss.

Die Testfrage: "Ich fahre nächsten Dienstag mit meinem eigenen Auto zu einem Workshop nach Nürnberg, 170 km einfach, und übernachte dort eine Nacht im Hotel mit Frühstück. Was kann ich insgesamt abrechnen?" Auf Basis der Reisekostenrichtlinie kam der Copilot auf maximal 244,40 Euro. Der Chat taucht danach auch in der Übersicht des Notizbuchs auf.

Oben rechts gibt es außerdem den Button Mitglieder hinzufügen. Damit lädst du Kollegen aus deiner Organisation in ein Notizbuch ein. Das lohnt sich vor allem bei umfangreichen Notizbüchern. Achte nur darauf, dass die Leute auch die Berechtigungen für die enthaltenen Dateien haben.

Der Nutzen ist ziemlich handfest: Du musst Dateien nicht mehr für jeden Prompt einzeln hinzufügen, die Antworten werden besser und die Wahrscheinlichkeit für Halluzinationen sinkt.

Welche Copilot-Version brauchst du?

Bei kaum einem Thema ist der Copilot so verwirrend wie bei Preisen und Versionen. Vereinfacht gibt es drei Stufen.

Die privaten Pläne kann ich nur eingeschränkt empfehlen, weil damit genau der größte Vorteil wegfällt: der Unternehmensdatenschutz. In den Business-Plänen von Microsoft 365 ist der Copilot Chat als Basisfunktion schon enthalten. Für alle Zusatzfunktionen aus diesem Artikel brauchst du das kostenpflichtige Add-on. Zum Zeitpunkt meines Tests lag es im Aktionspreis bei 15,60 Euro pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Den aktuellen Stand findest du auf der Preisseite von Microsoft.

Welche Stufe du hast, siehst du unten links in der Seitenleiste. Steht dort M365 Copilot Premium, hast du das Add-on. Steht dort nur Basic, ist das auch kein Drama. Die Modellauswahl, das Arbeiten mit Dateien und viele andere Tricks bringen dir trotzdem etwas. Und wenn du dir unsicher bist, wie du mit sensiblen Daten in KI-Tools grundsätzlich umgehst, hilft dir ChatGPT und sensible Daten bei der Einordnung.