Copilot-Agenten erstellen: Angebote automatisch vorbereiten

Die meisten nutzen den Microsoft Copilot zum Fragenstellen. Die wenigsten wissen, dass du damit auch Copilot-Agenten erstellen und sie zeitgesteuert laufen lassen kannst. In diesem Artikel baue ich einen Agenten, der Anfragen per E-Mail erkennt, den Preis berechnet, ein Angebot als Word-Dokument erstellt und einen Antwortentwurf schreibt. Am Ende läuft das jeden Abend von allein.

Die Grundlagen zur Copilot-App, zu Work IQ und zu den Notizbüchern findest du in der Microsoft Copilot Anleitung. Falls du dich fragst, was ein Agent überhaupt von einem normalen Chat unterscheidet, lies Was ist ein KI-Agent?.

Was ein Copilot-Agent eigentlich ist

Ein Copilot-Agent ist eine Copilot-Instanz mit einer festen Anleitung. Er weiß, wofür er da ist, welche Quellen für ihn verbindlich sind und wie er eine Aufgabe Schritt für Schritt abarbeitet. Dazu bekommt er Wissen in Form von Dateien, auf die er immer zugreift. Du musst ihm also nicht bei jedem Chat neu erklären, wie deine Preisliste aussieht oder wie ein Angebot bei dir aufgebaut ist.

Schritt 1: Den Agenten im Agent Builder beschreiben

In der Copilot-App öffnest du die Seitenleiste. Dort gibt es den Reiter Agents und darin die Möglichkeit, einen neuen Agenten anzulegen. Du landest im Agent Builder, einem Chat, in dem du in normaler Sprache beschreibst, was dein Agent können soll.

Mein Prompt dafür ist relativ lang. Im Kern steht drin: Der Agent soll meinen Posteingang auf neue Mails prüfen, in denen jemand ein Angebot für einen Workshop oder eine Schulung anfragt. Für jede solche Anfrage berechnet er den Preis, erstellt auf dieser Basis ein Angebot und schreibt einen Antwortentwurf für die Mail.

Aus dieser Beschreibung hat der Agent Builder einen Agenten namens Keil Angebotsassistent gebaut, mit Kurzbeschreibung und einer ausführlichen Anleitung. Die Anleitung enthält den Zweck, die verbindlichen Quellen, wie eingehende Anfragen geprüft werden und wie der Agent sie danach bearbeitet. Lies dir diese Anleitung einmal genau durch. Sie ist das, woran sich der Agent später bei jedem Lauf hält.

Schritt 2: Wissen hinzufügen

Ohne die richtigen Dateien kann der Agent kein korrektes Angebot schreiben. Über den Button Wissen hinzufügen habe ich deshalb zwei Dateien ergänzt: die Angebotsvorlage in Word und die Preisliste. Die Preisliste findest du am schnellsten, wenn du in der Dateisuche einfach "Preisliste" eingibst.

Danach hat der Agent eine klare Anweisung, die nötigen Dateien und Zugriff auf Outlook, um die Mails zu verarbeiten. Oben rechts klickst du auf Erstellen, und der Agent taucht in der Seitenleiste unter Agents auf.

Schritt 3: Den Agenten aus einem normalen Chat aufrufen

Mit dem Agenten kannst du ganz normal chatten und ihn zum Beispiel bitten, die aktuellen Mails durchzugehen. Ich mache es trotzdem lieber anders und rufe ihn aus einem normalen Chat heraus auf. Den Grund siehst du gleich in Schritt 4.

In einem neuen Chat tippst du ein @ und wählst deinen Agenten aus. Mein Prompt war dann nur noch: "Erstelle ein Angebot für die Kanzlei Sendelmeier auf Basis der Mail."

Der Agent hat die Mail gelesen, mit Preisliste und Angebotsvorlage das Angebot als Word-Datei erstellt und gleich den Antworttext vorbereitet. Den Antworttext hatte ich in diesem Prompt gar nicht verlangt. Er stand aber in der Anleitung des Agenten, also hat er ihn mitgeliefert. Genau dafür baust du einen Agenten: Du sagst einmal, wie es richtig geht, und musst es danach nicht mehr wiederholen.

Das Angebot kannst du anpassen und zusammen mit dem Antworttext abschicken. Schon das spart einiges an Arbeit.

Schritt 4: Den Prompt planen

Jetzt kommt der Grund für den Umweg über den normalen Chat. Wenn du mit der Maus über deinen Prompt fährst, erscheint ein Button mit einer Uhr. Darüber kannst du den Prompt planen, also zu einer festen Zeit immer wieder neu starten lassen.

Bei mir war als Vorschlag eingestellt: jeden Tag um 21:30 Uhr, mit einem Enddatum am 9. Oktober. Das Enddatum ist am Anfang sinnvoll, damit du die Automation erst einmal testest, bevor sie unbegrenzt läuft. Die Bestätigungsmail habe ich abgeschaltet.

Den Prompt selbst habe ich für den wiederkehrenden Lauf umgeschrieben: "Prüfe alle Mails der letzten 24 Stunden, in denen jemand ein Angebot für einen Workshop oder eine Schulung anfragt. Erstelle für jede Anfrage mit vollständigen Angaben ein fertiges Angebot als Word-Dokument und schreibe mir einen Antwortentwurf."

Speichern, fertig. Ab jetzt schaut der Agent jeden Abend nach neuen Anfragen und legt Angebot und Antwortentwurf für dich an. Du prüfst morgens nur noch, ob alles stimmt, und schickst es ab.

Der Fehler, der mir dabei fast passiert wäre

Mein erster Gedanke war, Samstag und Sonntag aus dem Zeitplan zu nehmen, damit der Agent nur von Montag bis Freitag läuft. Klingt logisch, passt aber nicht zum Prompt. Der schaut immer nur auf die letzten 24 Stunden. Fällt der Lauf am Wochenende weg, rutschen die Anfragen, die zwischen Freitagabend und Sonntagabend reinkommen, einfach durch.

Ich habe den Zeitplan deshalb wieder auf alle Wochentage gestellt. Allgemein gilt: Zeitfenster im Prompt und Rhythmus im Zeitplan müssen zusammenpassen. Wenn du nur werktags laufen lassen willst, muss der Montagslauf entsprechend weiter zurückschauen.

Worauf du beim Automatisieren achten solltest

Ich würde einen geplanten Prompt nie blind anlegen. Lass den Agenten die Aufgabe erst ein paar Mal im Chat erledigen, schau dir die Angebote genau an und korrigiere die Anleitung, bis die Ergebnisse passen. Erst dann planst du den Prompt. Nach demselben Prinzip arbeite ich auch mit den geplanten Aufgaben in ChatGPT.

Und der Agent erstellt nur Entwürfe. Verschickt wird nichts, bevor du drübergeschaut hast. Das würde ich bei Angeboten auch genau so lassen.

Wenn du Automationen brauchst, die über Microsoft 365 hinausgehen und mehrere Tools verbinden, ist n8n eine gute Ergänzung. Den Einstieg findest du in Baue deinen ersten KI-Agenten in n8n. Weitere Ideen, was Agenten im Job übernehmen können, stehen in KI-Agenten Beispiele.