Copilot in Outlook, Excel und PowerPoint: 6 Praxisbeispiele

Den Copiloten kannst du in der zentralen Copilot-App bedienen. Dieselbe KI steckt aber auch in Outlook, Word, Excel und PowerPoint und arbeitet dort direkt im Dokument. In diesem Artikel zeige ich dir sechs Beispiele für Copilot in Outlook, Excel und PowerPoint, dazu Word und OneDrive, die ich selbst durchgespielt habe. Alle Daten darin sind Demodaten, die Abläufe funktionieren mit deinen echten Dateien genauso.

Falls du die Grundlagen wie Work IQ, Modellauswahl und Notizbücher noch nicht kennst, lies vorher die Microsoft Copilot Anleitung. Vieles hier baut darauf auf.

Eine Sache vorweg, weil sie oft missverstanden wird: Der Copilot in Outlook ist kein eigenes Tool. Wenn du ihn dort oben rechts öffnest, siehst du dieselbe App mit denselben letzten Chats wie in der Copilot-App. Alles ist synchronisiert. Du könntest die folgenden Aufgaben also auch im normalen Copilot-Chat erledigen. In der jeweiligen App ist es nur angenehmer, weil du das Ergebnis sofort dort siehst, wo du es brauchst.

1. Outlook: dringende Mails finden und beantworten

In meinem Demo-Postfach lagen 32 Mails mit ganz unterschiedlichen Anfragen. Mein erster Prompt im Outlook-Copiloten war: "Welche Mails brauchen eine Antwort von mir? Sortiere nach Dringlichkeit."

Der Copilot hat alle Mails analysiert und ganz oben die Mail von Carola Bergmann einsortiert, die noch auf eine kurze Rückmeldung wartete. Die Mail ist in der Antwort verlinkt, ein Klick öffnet sie.

Dann kam der eigentlich spannende Teil. Ich habe geschrieben: "Suche in unseren Dateien, was wir Frau Bergmann angeboten haben. Schreibe dann eine Antwort auf ihre Mail. Beide Aushilfen sind willkommen. Der Rabatt bleibt gleich. Nenne den neuen Gesamtpreis für 20 Mitarbeiter. 16. Oktober 13 Uhr passt."

In weniger als 20 Sekunden hat der Copilot das Angebot gesucht, gelesen und einen Antwortentwurf angelegt. Der liegt dann ganz normal in deinen Outlook-Entwürfen. Wichtig: Abgeschickt wird nichts ohne dich. Du liest den Entwurf, passt ihn bei Bedarf an und klickst selbst auf Senden. Genau das spart im Alltag die meiste Zeit, weil das Suchen im alten Angebot und das Ausformulieren wegfallen.

2. Word: Fließtext in eine Tabelle verwandeln

In Word öffnest du den Copiloten unten rechts über das Icon. Auch hier ist es derselbe Copilot, nur dass er zusätzlich das geöffnete Dokument sieht. Du kannst einstellen, ob du nur mit ihm chatten oder Bearbeitungen am Dokument zulassen willst.

Mein Testdokument war eine Workshop-Planung für das vierte Quartal 2026, geschrieben als unübersichtlicher Fließtext. Mit erlaubter Bearbeitung habe ich geschrieben: "Mache aus den fünf Kundenabsätzen eine übersichtliche Tabelle." Der Copilot hat den Text in eine Tabelle umgebaut. Du kannst die Änderung übernehmen oder rückgängig machen.

3. Word: neue Dokumente aus Vorlagen und Mails

Spannender finde ich, komplett neue Dokumente anzulegen. Auf der Word-Startseite erstellst du ein leeres Dokument und kannst direkt darüber dem Copiloten sagen, was entstehen soll. Mein Prompt: "Erstelle ein Workshop-Konzept für Steinhauser Logistik auf Basis unserer Vorlagen." Dazu ein paar Eckdaten und der Zusatz: "Berücksichtige außerdem die Anfragemail von Andrea Steinhauser."

Der Copilot hat daraufhin das Konzept aus meinen Vorlagen und der Mail zusammengebaut. Für erste Entwürfe von Berichten, Konzepten oder Angeboten ist das enorm praktisch, gerade weil du ihm die Dateien und Mails mitgeben kannst, die er vorher lesen soll.

4. Excel: Fehler finden, Fragen stellen, Pivot-Tabellen bauen

Für Excel hatte ich eine Arbeitsmappe mit einer Umsatzübersicht und einem Blatt mit allen Aufträgen des Jahres vorbereitet. Bevor du loslegst, lohnt ein kurzer Blick, ob auch hier der Unternehmensdatenschutz für den Chat aktiv ist.

Der erste Auftrag war eine Prüfung: "Prüfe alle Aufträge gegen unsere Rabattregel. Ab 15 Teilnehmern gibt es 10 % Rabatt auf den Listenpreis. Onlinekurse und kundenspezifische Workshops sind ausgenommen. Wurde überall richtig abgerechnet? Wenn nicht, bitte markiere die Zeile rot."

Der Copilot ist alle 77 Aufträge durchgegangen und hat zwei Zeilen rot markiert. Das waren genau die beiden falsch abgerechneten Fälle in den Demodaten. Von Hand hätte das eine Weile gedauert, und sicher wäre ich mir am Ende auch nicht gewesen.

Danach eine einfache Frage: "Welche Rechnungen sind überfällig, seit wie vielen Tagen, und wie viel Geld steht insgesamt noch aus?" Nach ein paar Sekunden hatte er die drei überfälligen Rechnungen gefunden.

Das eigentliche Highlight war die Pivot-Tabelle. In einem neuen Chat habe ich geschrieben: "Erstelle eine Pivot-Tabelle mit dem Gesamtumsatz und der Anzahl Aufträge pro Kunde. Nur abgeschlossene, ohne Onlinekurse, absteigend nach Umsatz sortiert." Nach ungefähr einer Minute stand die Tabelle, und der Copilot hat von sich aus noch eine Endkontrolle der Ergebnisse gemacht.

Um zu sehen, ob die Tabelle wirklich lebt, habe ich einen Auftrag eines Kunden aus der Liste gelöscht und die Pivot-Tabelle aktualisiert. Der Kunde ist nach unten gerutscht, Auftragsanzahl und Umsatz haben sich entsprechend verringert. Es ist also eine echte Pivot-Tabelle, keine abgeschriebene Liste.

5. PowerPoint: Präsentation aus einer Excel-Datei

Mit dem Copiloten in PowerPoint kann man sehr viel machen. Am meisten Zeit spart er mir bei ersten Entwürfen. Auf der PowerPoint-Startseite gibt es dafür den Button Mit Copilot erstellen. Links siehst du die Präsentation, rechts den Copiloten.

Über das Plus und Bilder und Dateien hochladen habe ich die Excel-Datei aus dem vorigen Beispiel angehängt und geschrieben: "Erstelle daraus einen Vertriebsbericht Januar bis September 2026 für die Geschäftsführung. Sechs Folien mit Diagramm, den wichtigsten Kennzahlen und drei Empfehlungen. Füge zu jeder Folie Sprechernotizen hinzu."

Typisch für PowerPoint: Der Copilot fragt vorher nach, in welche visuelle Richtung die Präsentation gehen soll. Ich habe "editorial und analytisch" gewählt. Das Ergebnis hat den Stil gut getroffen, und die Zahlen stimmten. Der Umsatz von rund 407.000 Euro auf der Folie entsprach genau den 407.200 Euro aus der Tabelle für Januar bis September. Dass die Modelle im Hintergrund inzwischen deutlich seltener halluzinieren, merkt man an solchen Stellen.

6. OneDrive: interaktives HTML-Dashboard

Beim Thema Reporting geht noch mehr. In OneDrive hatte ich im Ordner Vertrieb eine Datei mit hypothetischen Verkaufszahlen. Mit der Datei geöffnet habe ich unten rechts den Copiloten gestartet und geschrieben: "Erstelle aus der Sales-Demo ein hochwertiges interaktives HTML-Dashboard für die Geschäftsführung. Design wie ein Premium-Management-Report."

Eine Minute später lag im selben Ordner eine HTML-Datei mit dem Management-Dashboard. Das ist keine statische Seite. Du kannst im Diagramm Monate und Quartale wechseln und nach Region, Produktlinie, Vertriebskanal oder Zahlungsstatus filtern. Wenn du das für deine eigenen Daten willst, reicht in der Regel der Hinweis, dass du ein interaktives HTML-Dashboard haben möchtest.

Was du daraus mitnehmen kannst

Bei allen sechs Beispielen hat der Copilot mit Dateien gearbeitet, die schon in meiner Microsoft-Umgebung lagen. Die Excel-Datei für PowerPoint habe ich zwar einmal angehängt, aber nirgends musste ich Daten in ein fremdes Tool kopieren. Das ist für mich der größte Unterschied zu einem normalen Chatbot.

Wenn du diese Abläufe nicht jedes Mal von Hand anstoßen willst, ist der nächste Schritt ein eigener Agent mit geplantem Prompt. Wie das geht, zeige ich in Copilot-Agenten erstellen. Und wer ähnliche Aufgaben lieber mit ChatGPT löst, findet in der ChatGPT Work Anleitung das Gegenstück.