ChatGPT Work Anleitung: In 5 Schritten für Anfänger

Von der Installation bis zur automatisierten Aufgabe: Mit dieser ChatGPT Work Anleitung richtest du das neue OpenAI-Tool in fünf Schritten ein und gibst deine erste echte Arbeit ab. Am Ende hat ChatGPT Work Dateien für dich sortiert, eine Präsentation gebaut und läuft im besten Fall sogar auf einem festen Zeitplan. Alles, was du brauchst, ist ein ChatGPT-Account und etwas Zeit zum Ausprobieren. Falls du noch nicht weißt, worum es geht, lies vorher kurz Was ist ChatGPT Work?.

Schritt 1: ChatGPT Work installieren

Du hast zwei Wege, um an ChatGPT Work zu kommen. Der erste läuft über den Browser. Du gehst auf chatgpt.com, loggst dich ein und siehst oben neben dem Reiter Chat jetzt auch den Reiter Work. Ein Klick, und du bist drin. Der Haken: Im Browser kann Work nicht auf deine lokalen Dateien zugreifen, alles bleibt im Browser.

Der zweite Weg ist die ChatGPT Desktop-App, und die empfehle ich dir. Nur damit kann Work auf deinem Rechner Dateien einlesen, erstellen und bearbeiten. Sobald du die App öffnest, siehst du oben links die Auswahl für ChatGPT Work. Stell einfach sicher, dass sie aktiviert ist, dann kann es losgehen.

Schritt 2: Den Datenschutz richtig einstellen

Bevor du loslegst, lohnt sich ein kurzer Blick auf die Datenschutzeinstellungen. Der Grund ist simpel: Je mehr du mit KI automatisierst und je mehr ein Agent selbst erledigt, desto mehr Daten teilst du in der Regel auch mit dem Anbieter.

Geh dafür im Browser zurück zu ChatGPT, dann unten links auf dein Profil, auf Einstellungen und weiter zum Punkt Datenkontrollen. Stell hier sicher, dass die Option "Das Modell für alle verbessern" ausgeschaltet ist, damit deine Daten nicht für zukünftiges Training verwendet werden. Den Standort würde ich deaktiviert lassen, und den Netzwerkzugriff für Arbeit kannst du am Anfang ebenfalls ausstellen. Wenn du später sicherer bist, kannst du ihn wieder aktivieren.

Ein wichtiger Hinweis noch: Auch mit diesen Einstellungen bist du nicht DSGVO-konform. Dafür brauchst du Stand jetzt einen Enterprise-Plan, denn nur dort bekommst du einen Auftragsverarbeitungsvertrag und eine Datenresidenz in der EU. In den anderen Plänen fehlt die EU-Datenresidenz. Sei also vorsichtig, welche Daten du verarbeitest, solange du nicht im Enterprise-Plan bist.

Schritt 3: Mit Dateien und Projekten arbeiten

Jetzt wird es spannend. In ChatGPT Work arbeitest du mit Projekten, und ein Projekt ist im Grunde ein Ordner auf deinem Rechner. Aus diesem Ordner zieht sich das Tool seine Referenzdateien und den Kontext für die Aufgabe.

Zum Anlegen klickst du auf Projekt auswählen und dann auf neues Projekt. Du hast zwei Möglichkeiten. Entweder "von vorne anfangen", dann legt ChatGPT einen neuen Ordner in deinen Dokumenten an. Oder du legst dir den Ordner vorher selbst im Dateiexplorer an und wählst danach "vorhandenen Ordner verwenden". Der zweite Weg gibt dir etwas mehr Kontrolle.

Um das zu testen, habe ich einen Ordner Rechnungen mit alten Belegen als Projekt hinzugefügt und geschrieben: "Bitte räume die Rechnungen in diesem Ordner auf." ChatGPT Work hat 68 Dateien nach Jahr und Monat sortiert, einheitlich benannt, 17 Duplikate erkannt und die Rechnungsnummern direkt in die Dateinamen übernommen. Das Gleiche funktioniert mit deinem Downloads-Ordner oder mit Fotoalben.

Schritt 4: Plugins nutzen

Plugins sind in ChatGPT einfach ein anderes Wort für Konnektoren. Damit verbindest du das Tool mit anderen Apps. Ein paar sind schon standardmäßig dabei, etwa die Arbeit mit Dokumenten, PDFs, Excel-Tabellen und Präsentationen. Dazu kommen nützliche Erweiterungen wie die Chrome-Erweiterung oder Kommunikations-Tools wie Gmail und Outlook, mit denen sich das Tool leichter den passenden Kontext zieht.

Ein Beispiel: Ich habe eine Excel-Tabelle mit über 500 Feedback-Einträgen zu einer App vorbereitet, jeweils mit Sternebewertung und Text. Diese Tabelle habe ich als Projekt hinzugefügt und dann geschrieben: "Analysiere das Kundenfeedback in dieser Excel-Datei ausführlich. Erstelle daraus eine ansprechend gestaltete Management-Präsentation mit Diagramm und einer priorisierten Empfehlungsliste."

Nach etwa 23 Minuten lag eine fertige Präsentation vor mir, inklusive abgeleitetem Trend und einer sauberen PowerPoint im neu angelegten Ordner Outputs. Nimm dir also einmal die Zeit, die Plugins durchzugehen und zu schauen, welche Apps in deinen Arbeitsalltag passen. Je flüssiger ChatGPT Work mit deinen Tools zusammenarbeitet, desto mehr bringt es dir.

Schritt 5: Aufgaben automatisieren

Der letzte Schritt macht ChatGPT Work für mich besonders stark: die geplanten Aufgaben. Die gab es zwar vorher schon, aber jetzt kannst du damit automatisierte Analysen und Berichte erstellen lassen, die direkt auf deinem Rechner oder über die Plugins laufen.

Ein Beispiel aus meinem Alltag: "Durchsuche jeden Morgen um 6 Uhr die gängigsten Social-Media-Plattformen nach neuen KI-Entwicklungen und prüfe, ob ich das auf meinem YouTube-Kanal schon abgedeckt habe. Erstelle daraus ein kurzes Briefing und leg es mir als Datei ab." Zu jedem Zeitpunkt, den du festlegst, startet ChatGPT Work einen neuen Chat, fügt genau diesen Prompt ein und führt ihn aus.

So baust du dir Automatisierungen für alles, was du nicht jedes Mal von Hand anstoßen willst. Wer noch tiefer in echte Automatisierungen einsteigen möchte, findet in Baue deinen ersten KI-Agenten in n8n den nächsten Schritt. Und wenn du wissen willst, wie sich ChatGPT Work gegen die Konkurrenz schlägt, schau in ChatGPT Work vs Claude Cowork.