ChatGPT geplante Aufgaben: Automationen richtig anlegen
Geplante Aufgaben sind der Punkt, an dem ChatGPT aufhört, auf dich zu warten. Bis dahin gibst du jede Anweisung selbst, egal wie gut dein Setup ist. Mit geplanten Aufgaben legst du eine wiederkehrende Automation an, die zu einer festen Uhrzeit von allein läuft. Bei mir sind das inzwischen rund 20 Routinen, die täglich, wöchentlich oder monatlich ihre Arbeit machen, ohne dass ich daran denken muss.
Ein Teil davon läuft noch bei Claude statt bei ChatGPT. Das Prinzip ist dort identisch, deshalb lässt sich alles hier Beschriebene auf beide Tools übertragen.
So legst du eine geplante Aufgabe an
Du brauchst dafür kein Menü. Sag einfach im Chat, dass etwas in bestimmten Abständen passieren soll. Zum Testen reicht ein Satz wie: "Bitte begrüße mich jeden Morgen um 7:30 Uhr mit den Worten Hallo Jonas." ChatGPT richtet daraufhin eine tägliche Aufgabe ein und zeigt dir an, dass sie angelegt wurde.
Finden tust du deine Automationen über die Seitenleiste, dort gibt es den Reiter Geplant. Zu jeder Aufgabe steht dort auch die Beschreibung, mit der sie bei jedem Lauf gestartet wird, in meinem Testfall also die Anweisung, mich mit exakt diesem Text zu begrüßen. Das ist wichtiger, als es aussieht: Diese Beschreibung ist der komplette Auftrag. Was dort nicht drinsteht, weiß die Automation beim nächsten Lauf nicht.
Eine Testaufgabe kannst du danach an derselben Stelle wieder löschen.
Die Regel, die dir Ärger erspart
Der häufigste Fehler ist, sich eine Automation auszudenken und sie direkt zu verplanen. Das geht fast immer schief, weil du erst beim Ausführen merkst, wo die Aufgabe hakt.
Ich mache es deshalb umgekehrt. Ich arbeite die Aufgabe einmal komplett manuell mit der KI durch, schaue mir das Ergebnis an und gehe in die Korrekturschleife, bis es wirklich passt. Dabei werfe ich absichtlich auch die unangenehmen Fälle rein, also die fehlende Datei oder das Format, das nicht ins Schema passt. Erst wenn die KI mir gezeigt hat, dass sie den Ablauf von Anfang bis Ende allein schafft, sage ich im selben Chat: "Richte anhand der Informationen aus diesem Chat jetzt bitte eine geplante Aufgabe ein, die das täglich selbstständig macht."
Der Vorteil dieser Reihenfolge ist, dass der ganze Kontext aus dem Chat in die Aufgabenbeschreibung wandert. Du bekommst keine dünne Anweisung, sondern eine, die alles enthält, was ihr beim Durcharbeiten aufgefallen ist.
Je langweiliger, desto wertvoller
Wenn ich mir anschaue, welche meiner Automationen sich wirklich bezahlt machen, sind es fast nie die spektakulären, sondern die stumpfen. Je öder eine Aufgabe klingt, desto besser eignet sie sich meistens.
Ein Beispiel ist meine Archivroutine für YouTube. Sobald ein neues Video hochgeladen ist, zieht sie Transkript, Titel und die Metainformationen und legt alles zweimal ab, einmal in Google Drive und einmal in einem Ordner auf meinem Rechner. Klingt nach nichts. Spart mir aber jede Woche eine halbe Stunde stumpfes Kopieren und sorgt nebenbei dafür, dass ich später überhaupt sauber auf alte Inhalte zugreifen kann.
Die zweite ist größer und deckt mittlerweile fast meine komplette vorbereitende Buchhaltung ab. Die Routine loggt sich in meine Steuersoftware ein, holt sich die letzten Umsätze meiner Konten und prüft, zu welchen davon schon ein Beleg vorliegt. Fehlt einer, sucht sie ihn in Gmail oder loggt sich über die Browserfunktion in die jeweilige App ein und lädt ihn dort herunter. Am Ende landet alles in der Steuersoftware und zusätzlich als gespiegelte Kopie lokal bei mir.
An dem Beispiel siehst du auch, wie die einzelnen Bausteine ineinandergreifen. Ohne Browserzugriff käme die Routine an die meisten Belege gar nicht heran. Wie du den einrichtest, steht in ChatGPT Chrome-Erweiterung.
Gib der Automation genug Kontext
Eine geplante Aufgabe hat beim Lauf nicht deinen Kopf dabei. Sie hat nur ihre Beschreibung und das, was sie an Dateien und Zugängen erreichen kann. Deshalb lohnt es sich, Automationen in dem Projektordner laufen zu lassen, in dem ohnehin dein Arbeitswissen liegt, also in deinem Second Brain. Dann weiß die Routine, wie deine Kunden heißen, welche Formate du verwendest und worauf es dir bei einem Ergebnis ankommt. Mehr dazu in Second Brain pflegen.
Umgekehrt gilt: Was du der Aufgabe nicht mitgibst, erfindet sie sich im Zweifel. Lieber einmal zu ausführlich beschreiben.
Ergebnisse schnell einordnen
Wenn mehrere Routinen für dich laufen, verschiebt sich deine Arbeit. Du führst weniger selbst aus und prüfst mehr. Zwei Angewohnheiten helfen mir dabei enorm.
Die erste: Ich lasse mir Einschätzungen immer auf einer Skala von 1 bis 10 geben. Also nicht "Wie weit ist das Projekt?", sondern "Auf einer Skala von 1 bis 10, wie nah sind wir an der Fertigstellung?". Nicht "Erkläre mir die drei Ansätze", sondern "Bewerte jeden Ansatz auf einer Skala von 1 bis 10 und begründe es". KI-Agenten sind ziemlich schlecht darin, von sich aus klar zu sagen, wie gut etwas gelaufen ist. Mit der Skala zwingst du sie dazu.
Die zweite: Ich lese von einem Ergebnis meistens nur den ersten und den letzten Absatz. Dort steckt fast immer der Informationsgehalt. Wenn mir nach zehn Sekunden nicht klar ist, was die Aufgabe von mir will, stelle ich eine Rückfrage, statt mich durch das ganze Protokoll zu arbeiten. Den Arbeitsweg im Detail nachzuvollziehen kostet mehr Zeit als es bringt.
Womit du anfangen solltest
Nimm dir für den Anfang eine einzige Aufgabe, die du jede Woche mindestens einmal machst und bei der nichts kaputtgeht, wenn sie schiefläuft. Archivieren, sortieren, zusammenfassen, eine Liste aktualisieren. Arbeite sie einmal manuell durch, prüfe das Ergebnis, und mach dann eine geplante Aufgabe daraus.
Danach kommt die nächste. Meine 20 Routinen sind nicht an einem Wochenende entstanden, sondern eine nach der anderen, immer dann, wenn mir dieselbe Handbewegung zum dritten Mal auf die Nerven ging. Wenn du dabei mit Daten hantierst, die nicht in die Cloud sollen, lies vorher Sensible Daten mit KI verarbeiten. Und falls dein Grundsetup noch nicht steht, hol dir zuerst die ChatGPT Work Anleitung.
